Как вести переписку с архивами и официальными учреждениями
Составлению истории своего рода, семьи предшествует большая работа по поиску документов. Редко случается, особенно в ушедшее от нас столетие, чтобы из поколения в поколение род проживал на одном месте. Много факторов бытового характера влияет на перемену местожительства человека. Все это осложняет генеалогические поиски. Часто мы не имеем возможности поехать в те места, где жили наши предки и поискать в местных архивах документальные следы их бытия. В этих случаях необходима переписка.
Переписка с архивами по интересующим исследователя -родоведа документам значительно помогает генеалогическим поискам. Например, можно запросить выписки из метрических книг о рождении, крещении, венчании отца, деда и пр., но прежде надо уточнить, запросить сведения общего характера — где проживала cемья, какой посещала церковный приход. В архивах имеются церковные метрические книги, как правило, только по 1915-1916 годы включительно, за последующие годы, начиная с 1917, метрические книги хранятся в архивах ЗАГСа города или области.
Услуги архива платные. Конкретные запросы, содержащие точные данные, требующие в основном лишь подтверждения этих данных архивными документами, имеют одну цену. Запросы сведений о рождении того или иного лица с указанием приблизительных дат и отсутствием данных о церковном приходе относятся к тематическим и исполняются архивом только после предоплаты вне зависимости от результата поиска. Предоплата подобных услуг архива на порядок выше оплаты простых справок. Оплата по счету, выставленному архивом, производится обычным почтовым переводом денег на адрес банка, реквизиты которого указаны в счете.
Опыт переписки с рядом архивов показывает, что переписка будет более результативной, если начинать ее с абсолютно известных вам фактов, которые необходимо подтвердить. Запрос можно составить по форме, имеющейся в архиве или в произвольном изложении. Если нет уверенности в точности изложенных фактов, полезно дополнительно указать в форме версии имеющиеся сведения по интересующему вопросу. Каждая справка и даже отрицательный ответ из архива и других учреждений дают, как правило, дополнительную информацию для анализа и поиска родовых связей.
Генеалогические изыскания часто сродни работе детектива. Фактические материалы, документальные подтверждения семейных преданий собираются иногда по крупицам, анализируются и открывают путь к дальнейшему поиску. Запросы в архив можно посылать обычным письмом без уведомления. Не было случая, чтобы запрос остался без ответа. Конечно, в архивах небольшие штаты, чтобы быстро справляться со всеми письмами, да и сами хранилища документов часто разбросаны по городу и области, ответы приходится ждать.
В прокуратуру запрос о репрессированных родственниках, лишенных прав и т.д., посылается заказным письмом с уведомлением. Прокуратура сообщает о получении письма и указывает фамилию следователя, которому поручено дело. Ответ на запрос сообщается в течение месяца. Можно обращаться за информацией и в музеи истории города, в краеведческие отделы местных библиотек, в местные отделения общества «Мемориал». Вся полученная информация из разных источников обогащает результаты поиска и делает их более полными.
Источник: http://ugo10.narod.ru | 
